Peeping Tom is looking for a Management Assistant
Peeping Tom is momenteel op zoek naar een managementassistent. Wil jij deel worden van de vaste kern van een internationaal gezelschap? Ben je een administratief wonder? Geniet je van een uiterst diverse job in een internationale, meertalige omgeving? Wie weet ben jij dan wel onze nieuwe managementassistent!
FUNCTIE
De managementassistent is een nieuwe functie binnen het gezelschap. Je staat in voor een vlotte opvolging van de dagelijkse financiële handelingen, personeels- en touradministratie. Je ondersteunt de productionele werking en beheert de werking van de studio.
- Personeelsadministratie
- Opstellen arbeidsovereenkomsten voor het tewerkstellen van binnen- en buitenlandse artiesten
- Werkvergunningen/VISA voorbereiden
- Dimona-aangiftes voor artiesten i.s.m. sociaal secretariaat
- Aanvraag en opvolging diverse productiegerelateerde administratie: A1 documenten, loonfiches, U1-formulieren, etc.
- Financiële administratie
- Opmaak verkoopfacturen
- Financiële documenten verzamelen voor de kwartaalaangiftes
- Opvolging en verwerking betalingen
- Productionele ondersteuning
- Ondersteuning in aankopen voor de productie
- Onthaal medewerkers tijdens de creatie
- Office management / algemene administratie
- Overzicht houden van kantoormateriaal
- Verslaggeving wekelijkse teammeetings
- Ondersteuning in voorbereiding bestuursvergaderingen
- Studiomanagement
- Je bent het centrale aanspreekpunt van de studio, zowel intern als extern
- Opvolgen studioplanning
- Coördinatie verhuur
- Opvolgen administratie (contracten, facturen, …)
- Praktische organisatie en onthaal bij activiteiten (workshops, productieperiodes, ….)
- Opvolgen stock, orde en coördinatie (groot en klein) onderhoud
- Opvolgen studio/office leveranciers
- In samenwerking met je collega’s werk je aan het ontwikkelingsplan voor de studio, om hem verder uit te bouwen.
PROFIEL
- Je hebt verantwoordelijkheidszin, bent integer, werkt nauwkeurig en efficiënt, bent analytisch en zakelijk ingesteld
- Je bent communicatief.
- Je bent vertrouwd met de courante Office 365-toepassingen, en meer in het bijzonder met Microsoft Excel
- Je hebt goeie kennis van het Nederlands, Frans en/of Engels en vindt het interessant om in een internationale omgeving te werken
- Je bent een hartelijke, punctuele, flexibele en praktische teamplayer
- Je zit graag aan de computer, maar steekt ook graag de handen uit de mouwen.
- Je bent organisatorisch ingesteld en een sterke planner
- Je durft initiatief nemen en voorstellen doen
WAT HEBBEN WE TE BIEDEN
Werken bij Peeping Tom is als werken in een grote familie. Meer concreet bieden we je:
- Een collegiale werkomgeving met een vlakke hiërarchie binnen een dynamisch, ambitieus en gedreven team
- Een boeiende functie in een internationale en artistieke omgeving
- Begeleiding in alle aspecten van de job in functie van een goeie opstart.
- Een voltijds contract van januari tot en met december 2023, mogelijks met verlenging naar een contract onbepaalde duur.
- Verloning volgens CAO 304, niveau A, volgens jaren ervaring met gelijkaardige functie in de podiumkunsten, maaltijdcheques, gsm-abonnement.
PRAKTISCH
Bezorg ons je CV en een motivatiebrief op ten laatste zondag 20/11/2022 via info@peepingtom.be. Indien je geselecteerd bent, word je uitgenodigd voor een eerste gesprek op 30/11/2022 of 01/12/2022. Voor extra informatie over de functie kan je terecht bij Sébastien Parizel via sebastien@peepingtom.be.
Peeping Tom wil de samenleving waar het deel van uitmaakt zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of handicap.